Положення про відділ організаційної і кадрової роботи та документообігу апарату виконавчого комітету Тлумацької міської ради

Додаток 

                                              до рішення другої сесії

                                             Тлумацької міської ради

                                                                  сьомого скликання

                                                  від 20.01.2017р.

№ 68-2/2017

Положення

Про затвердження Положення про відділ організаційної 

і кадрової роботи та документообігу апарату

виконавчого комітету Тлумацької міської ради

 

1. Загальні положення.

        Відділ організаційної і кадрової роботи та документообігу Тлумацької міської ради  є виконавчим органом  міської ради, підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкованим міському голові, керуючому справами виконавчого комітету, який координує діяльність відділу, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, відповідно до розподілу обов’язків, а з питань здійснення делегованих повноважень підконтрольне відповідним органам виконавчої влади.       

        В своїй діяльності відділ  керується Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування", Кодексом законів про працю України, Постановами Верховної Ради і Кабінету Міністрів України,  і розпорядженнями міського голови.

       Чисельність працівників відділу  затверджується сесією міської ради згідно штатного розпису.

       Відділ  очолює начальник відділу, який призначається та звільнюється з посади розпорядженням міського голови.

       Розподіл обов'язків між працівниками відділу здійснює начальник відділу  за погодженням з міським головою.

2. Основні завдання відділу організаційної і кадрової роботи та документообігу.

      Основними завданнями відділу є:

- організаційно-технічне та інформаційне забезпечення роботи міської ради, постійних та інших комісій міської ради;       

 - надання методичної допомоги виконавчим органам міської ради в організації роботи з підготовки проектів рішень міської ради, в роботі з дорученнями виборців, депутатськими запитами  та зверненнями;

- забезпечення підрозділів згідно з штатним розписом необхідною кількістю працівників відповідної кваліфікації;

- оформлення прийому, переведення, переміщень і звільнення працівників, облік відпусток працівників і здійснення контролю за їх наданням;

- забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій і скарг громадян з особистих питань, що надійшли до міської ради з метою оперативного вирішення порушених у них проблем;

- забезпечення належної організації особистого прийому громадян, у тому числі виїзного, міським головою  його першим заступником, заступником та керуючим справами;

- здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до міської ради;

- забезпечення підготовки матеріалів для періодичного особистого звітування  сільських старост перед міським головою  з питань роботи із зверненнями громадян;

- забезпечення проведення днів контролю;

- проведення аналізу письмових і усних звернень;

- підготовка проектів розпоряджень і доручень міського голови, що належить до компетенції відділу;

- забезпечення щорічної підготовки  аналітичної доповіді про стан роботи зі зверненнями громадян  та розміщення на веб-сайті міської ради;

- реєстрація, зняття з реєстрації місця проживання.

 

3. Основні функції відділу організаційної і кадрової роботи та документообігу.

Основними функціями відділу є:

- забезпечує підготовку рішень і розпоряджень на виконання  законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів з питань, віднесених до компетенції відділу;

- з урахуванням пропозицій депутатів та постійних комісій готує перспективні і  поточні  плани роботи міської ради, сприяє їх виконанню;

- узагальнює пропозиції міського голови і секретаря міської ради, виконавчих органів, постійних комісій, депутатів міської ради щодо внесення інших питань, крім планових, на розгляд пленарних засідань сесії міської ради;

- оформлює документи про прийом, переведення, переміщення і звільнення працівників, видає їм необхідні довідки та інші документи, пов'язані з роботою;

- заповнює, зберігає і видає трудові книжки у відповідності до діючої інструкції;

- ознайомлює працівників з правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- забезпечує ведення обліку і звітності з особового складу, веде облік розпоряджень голови з особового складу;

- організовує ведення табельного обліку працівників;

- оформлює відпустки і листи тимчасової непрацездатності працівників;

- оформлює і видає виписки із трудових книжок працівникам про трудовий стаж їх роботи для оформлення пенсій, надання допомоги та інше;

- веде облік військовозобов'язаних за всіма категоріями військового обліку;

- організовує систематичний контроль за станом трудової дисципліни, оформлює матеріали щодо її порушників для накладення на них дисциплінарного стягнення;

- встановлює зв'язки з учбовими закладами підготовки та підвищення кваліфікації кадрів, а також з вищими учбовими закладами для забезпечення перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників;

- оформлює договори з учбовими закладами і викладачами, направлення на навчання та інші необхідні документи стосовно навчання;

- веде облік працівників, які закінчили навчання, робить відповідні записи в особових справах працівників;

- формує кадровий резерв, забезпечує його підготовку, організовує стажування працівників;

- організовує діяльність конкурсної комісії по прийому на вакантні посади;

- оформлює учбові та аспірантські відпустки працівників;

- забезпечує ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян, що надійшли до міської ради;

- здійснює реєстрацію звернень громадян, що надійшли на адресу міської ради, а також одержаних під час особистого прийому громадян керівництвом міської ради про що інформує заявників;

- забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до міської ради,  отримує від структурних підрозділів міської ради  підприємств, установ і організацій інформації, що стосуються розгляду звернень, здійснює контроль за своєчасним вирішенням питань, організовує у необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян;

- готує аналітичні та інформаційні матеріали для керівництва міської ради  про стан розгляду звернень громадян та організації особистого прийому у структурних відділах міської ради, та вносить пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;

- проводить реєстрацію, зняття з  реєстрації місця проживання фізичних осіб;

- подає звіти про реєстрацію, зняття фізичних осіб в Тлумацький РС УДМС , реєстр виборців при Тлумацькій РДА, відділ статистики Тлумацької РДА;

- складання облікових та адресних карток фізичних осіб;

4. Права відділу організаційної і кадрової роботи та документообігу.

Правами відділу є:

- Одержання в установленому порядку від інших структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;

- проведення у структурних підрозділах міської ради, відповідно до чинного законодавства, перевірки стану роботи щодо розгляду звернень та організації особистого прийому громадян;

- ведення контролю керівництва підрозділів щодо виконання наказів міського голови, планів роботи з кадрами;

- надсилання заявникам повідомлення щодо розгляду звернень відповідними виконавцями, надруковані на бланку встановленого зразка;

 - не взяття до розгляду письмових звернень без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких неможливо встановити авторство

5. Відповідальність.

      Начальник відділу  несе персональну відповідальність за:

- забезпечення підрозділів необхідною кількістю працівників відповідної кваліфікації;

- своєчасне складання і виконання планів підвищення кваліфікації кадрів, та кошторису витрат на дані цілі;

 - виконання функцій, покладених на відділ.

      Працівники відділу несуть відповідальність за виконання розпоряджень начальника відділу  та завдань і функцій, згідно посадових інструкцій.

 

6. Прикінцеві положення.

      Відділ утримується за рахунок міського бюджету.

      Граничну чисельність відділу, штатний розпис та витрати на його утримання затверджує сесія Тлумацької міської ради, .

      Відділ веде діловодство відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчих органах  міської ради. Посадові особи відділу можуть мати  службові посвідчення відповідного зразка.

      Керівництво міської ради створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами.

     Ліквідація і реорганізація відділу проводиться Тлумацькою міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.

 

 

  Секретар міської ради                                                                   І. Денькович