Положення про відділ організаційної і кадрової роботи та документообігу апарату виконавчого комітету Тлумацької міської ради

УКРАЇНА

Тлумацька міська рада

об’єднаної територіальної громади

Тлумацького району Івано-Франківської області

Рішення

двадцять сьомої сесії Тлумацької міської ради сьомого скликання

Від 21 лютого 2019 року

№931-27/2019 м. Тлумач

Про затвердження Положення

про Відділ організаційної і кадрової роботи

та документообігу виконавчого комітету

Тлумацької міської ради ОТГ

в новій редакції

З метою оптимізації та вдосконалення роботи апарату виконавчого комітету міської ради, структурування функціональних напрямків діяльності, забезпечення ефективної роботи, відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” міська рада

вирішила:

1. Затвердити Положення про відділ організаційної і кадрової роботи та документообігу виконавчого комітету Тлумацької міської ради ОТГ в новій редакції (додається).

2. Визнати таким, що втратило чинність рішення Тлумацької міської ради ОТГ від 20 січня 2017 року№ 68-2/2017 «Про затвердження Положення про відділ організаційної і кадрової роботи та документообігу виконавчого комітету Тлумацької міської ради».

3. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету І.Одуда.

Міський голова Р. Круховський

ЗАТВЕРДЖНО:

рішеннямТлумацької

міської ради ОТГ

від 21.02.2019 р.

№ 931-27/2019

Положення

про відділ організаційної і кадрової роботи та документообігу апарату

виконавчого комітету Тлумацької міської ради ОТГ

1. Загальні положення.

Відділорганізаційної і кадровоїроботи та документообігу є структурнимпідрозділомапаратувиконавчогокомітетуТлумацькоїміської ради ОТГ, утворюєтьсяміською радою, є підзвітним та підконтрольнимміськійраді, підпорядковуєтьсявиконавчомукомітетуміської ради, головіміської ради, іншимпосадовим особам відповідно до розподілуповноважень, а з питаньздійсненняделегованихповноваженьпідконтрольнийвідповідним органам виконавчоївлади, діє у відповідності з цимПоложенням.

1.2. Відділ у своїйдіяльностікеруєтьсяКонституцієюУкраїни, законами України, Постановами Верховної Ради України, актами Президента України і КабінетуМіністрівУкраїни, рішеннямиміської ради та їївиконкому, розпорядженнямиміськогоголови, прийнятими в межах йогокомпетенції, а такожданимположенням.

1.3. Положенняпровідділзатверджуєтьсяміською радою.Зміни і доповнення до цьогоПоложеннявносятьсясесієюміської ради.

1.4. Реорганізація, ліквідаціявідділу проводиться за рішеннямміської ради.

2. Основні завдання та функції.

2.1. Основними завданнями відділу є:

- організаційно-технічне та інформаційне забезпечення роботи міської ради, постійних та інших комісій міської ради;

- надання методичної допомоги виконавчим органам міської ради в організації роботи з підготовки проектів рішень міської ради, в роботі з дорученнями виборців, депутатськими запитами та зверненнями;

- забезпечення підрозділів згідно з штатним розписом необхідною кількістю працівників відповідної кваліфікації;

- оформлення прийому, переведення, переміщень і звільнення працівників, облік відпусток працівників і здійснення контролю за їх наданням;

- забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій і скарг громадян з особистих питань, що надійшли до міської ради з метою оперативного вирішення порушених у них проблем;

- забезпечення належної організації особистого прийому громадян, у тому числі виїзного, міським головою його першим заступником, заступником з питань діяльності виконавчих органів та керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету;

- здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до міської ради;

- проведення аналізу письмових і усних звернень;

- підготовка проектів розпоряджень і доручень міського голови, що належить до компетенції відділу;

- забезпечення щорічної підготовки аналітичної доповіді про стан роботи зі зверненнями громадян та розміщення на веб-сайті міської ради;

- реєстрація, зняття з реєстрації місця проживання.

2.2. Основними функціями відділу є:

- забезпечує підготовку рішень і розпоряджень на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів з питань, віднесених до компетенції відділу;

- з урахуванням пропозицій депутатів та постійних комісій готує перспективні і поточні плани роботи міської ради, сприяє їх виконанню;

- узагальнює пропозиції міського голови і секретаря міської ради, виконавчих органів, постійних комісій, депутатів міської ради щодо внесення інших питань, крім планових, на розгляд пленарних засідань сесії міської ради;

- оформлює документи про прийом, переведення, переміщення і звільнення працівників, видає їм необхідні довідки та інші документи, пов'язані з роботою;

- заповнює, зберігає і видає трудові книжки у відповідності до діючої інструкції;

- ознайомлює працівників з правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- забезпечує ведення обліку і звітності з особового складу, веде облік розпоряджень голови з особового складу;

- організовує ведення табельного обліку працівників;

- оформлює відпустки і листи тимчасової непрацездатності працівників;

- оформлює і видає виписки із трудових книжок працівникам про трудовий стаж їх роботи для оформлення пенсій, надання допомоги та інше;

- веде облік військовозобов'язаних за всіма категоріями військового обліку;

- організовує систематичний контроль за станом трудової дисципліни, оформлює матеріали щодо її порушників для накладення на них дисциплінарного стягнення;

- встановлює зв'язки з учбовими закладами підготовки та підвищення кваліфікації кадрів, а також з вищими учбовими закладами для забезпечення перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників;

- оформлює договори з учбовими закладами і викладачами, направлення на навчання та інші необхідні документи стосовно навчання;

- веде облік працівників, які закінчили навчання, робить відповідні записи в особових справах працівників;

- формує кадровий резерв, забезпечує його підготовку, організовує стажування працівників;

- оформлює учбові та аспірантські відпустки працівників;

- забезпечує ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян, що надійшли до міської ради;

- здійснює реєстрацію звернень громадян, що надійшли на адресу міської ради, а також одержаних під час особистого прийому громадян керівництвом міської ради про що інформує заявників;

- забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до міської ради, отримує від структурних підрозділів міської ради підприємств, установ і організацій інформації, що стосуються розгляду звернень, здійснює контроль за своєчасним вирішенням питань, організовує у необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян;

- готує аналітичні та інформаційні матеріали для керівництва міської ради про стан розгляду звернень громадян та організації особистого прийому у структурних відділах міської ради, та вносить пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;

- проводить реєстрацію, зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб;

- подає звіти про реєстрацію, зняття фізичних осіб в Тлумацький РС УДМС , реєстр виборців при Тлумацькій РДА, відділ статистики Тлумацької РДА;

- забезпечує ведення облікових та адресних карток фізичних осіб;

3. Права відділу

3.1. Правами відділу є:

- проводити у структурних підрозділах міської ради, відповідно до чинного законодавства, перевірки стану роботи щодо розгляду звернень громадян;

- за дорученням керівництва міської ради представляти інтереси міської ради в установах та організаціях, в іншихуправлінських структурах з питань, що входять до його компетенції;

- користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів місцевого самоврядування, системами зв’язку і комунікацій та іншими технічними засобами;

- брати участь у засіданняхсесій міської ради, нарадах, інших заходах, що проводяться в міській раді, скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;

- вимагати від керівництва належних умов праці для працівників відділу, підвищення їх кваліфікації;

- залучати працівників виконавчих органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їхкерівниками) для розглядупитань, що належать до його компетенції;

3.2. Відділ в процесі виконання покладених на ньогозавдань взаємодіє з органами державної влади органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, об'єднаннями громадян.

4.Структура та організаціядіяльностівідділу

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою, на конкурсній основі чи за іншою процедурою передбаченою законодавством України.

4.2. Начальник Відділу:

- Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і виконання свої функцій;

- вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради, сесіях міської ради питань, що належать до компетенції відділу, бере участь у їх засіданнях;

- вносить пропозиції міському голові щодо застосування заходів дисциплінарних стягнень та заохочень до працівникі ввідділу;

- забезпечує у межах своєї компетенції контроль за станом справ у сфері діяльності відділу, вживає заходів до його поліпшення;

- вносить пропозиціїміськомуголовіщодоструктури і штату працівниківвідділу;

- розробляє посадов іінструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними, визначає функції та ступінь відповідальності працівників відділу;

- планує роботу відділу, вносить пропозиції до планів роботи виконавчого комітету міської ради;

- від імені відділу та в межах завдань покладених на відділ підписує документи, пов’язані з діяльністю відділу;

- представляє відділ у відносинах з виконавчими органами міської ради, місцевими органами виконавчої влади, іншими органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян;

- здійснює інші повноваження, передбачені законодавством та положенням про відділ;

- забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішньоготрудового розпорядку та виконавської дисципліни;

- несе дисциплінарну відповідальність за невиконання, несвоєчасне або неналежне виконання функцій, покладених на нього в межах і в порядку, встановленому чиним законодавством.

4.3. У разі тимчасової відсутності начальника відділу виконання його обов’язків покладається на заступника начальника відділу.

4.4. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою згідно із законодавством про службу в органах місцевого самоврядування.

4.5.Посадові інструкції працівників відділу затверджуються міським головою.

4.6 Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету в межах граничної чисельності та фонду оплати праці структурних підрозділів міської ради.

1. Відділ не є юридичною особою.

4.8. Документи, що готуються відділом з питань, що належать до його компетенції, погоджуються заступником міськогоголови чи міським головою.

4.9. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з апаратом та структурними підрозділами міської ради, територіальними представництвами центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на ньогозавдань та здійснення запланованих заходів.

4.10. Особи, винні у порушенні законодавства про службу в органах місцевого самоврядування, притягуються до цивільної, адміністративної або кримінальної відповідальності згідно з діючим законодавством України.

4.11.Особи, винні у порушенні трудового законодавства, притягуються до дисциплінарної відповідальності.