Положення про відділ організаційної роботи та документообігу виконавчого комітету Тлумацької міської ради

УКРАЇНА

Тлумацька міська рада

Івано-Франківського району Івано-Франківської області

Рішення

п’ятої сесії Тлумацької міської ради восьмого скликання

Від 11 березня 2021 року

№334-5/2021                                                                                    м. Тлумач

Про затвердження Положення про відділ

організаційної роботи та документообігу

виконавчого комітету Тлумацької міської ради

в новій редакції

Відповідно до ст. 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,враховуючи рішення Тлумацької міської ради від 28 січня 2021 року № 241-4/2021«Про затвердження структури та  загальної чисельності апарату  Тлумацької міської ради та її виконавчих органів в новій редакції» з метою оптимізації та вдосконалення роботи виконавчого комітету міської ради, структурування функціональних напрямків діяльності, забезпечення ефективної роботи, міська рада 

вирішила:

1. Затвердити Положення про відділ організаційної роботи та документообігу виконавчого комітету Тлумацької міської ради в новій редакції (додається).

2. Визнати таким, що втратило чинність рішення Тлумацької міської ради ОТГ від 21 лютого 2019 року № 931-27/2019 «Про затвердження Положення про відділ організаційної і кадрової роботи та документообігу виконавчого комітету Тлумацької міської ради ОТГ в новій редакції».

3. Контроль за виконанням рішення покласти на постійну комісію міської ради з гуманітарних питань, прав людини, законності, депутатської діяльності, етики та регламенту (Мельник О. В.) та керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету В.Салітру.

Міський голова                                                                   Ігор Петрук

ЗАТВЕРДЖЕНО:

рішення Тлумацької міської ради

від 11.03.2021 р. №334-5/2021

Положення

про відділ організаційної роботи та документообігу

 виконавчого комітету Тлумацької міської ради

1. Загальні положення.

1.1. Відділ організаційної роботи та документообігу є структурним підрозділом виконавчого комітету Тлумацької міської ради, утворюється міською радою, є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядковується виконавчому комітету міської ради, голові міської ради, іншим посадовим особам відповідно до розподілу повноважень, а з питань здійснення делегованих повноважень підконтрольний відповідним органам виконавчої влади, діє у відповідності з цим Положенням.

1.2.  Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, прийнятими в межах його компетенції, а також даним Положенням.

1.3. Положення про відділ затверджується міською радою. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться сесією міської ради.

1.4.  Реорганізація, ліквідація відділу проводиться за рішенням міської ради.

2. Основні завдання  та функції.

2.1. Основними завданнями відділу є:

- організаційно-технічне та інформаційне забезпечення роботи міської ради, постійних та інших комісій міської ради;

- надання методичної допомоги виконавчим органам міської ради в організації роботи з підготовки проектів рішень міської ради, в роботі з дорученнями виборців, депутатськими запитами та зверненнями;

- забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій і скарг громадян з особистих питань, що надійшли до міської ради з метою оперативного вирішення порушених у них проблем;

- забезпечення належної організації особистого прийому громадян, у тому числі виїзного, міським головою його першим заступником, заступником з питань діяльності виконавчих органів та керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету міської ради;

- здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до міської ради;

- проведення аналізу письмових і усних звернень;

- підготовка проектів розпоряджень і доручень міського голови, що належить до компетенції відділу;

- забезпечення щорічної підготовки аналітичної доповіді про стан роботи зі зверненнями громадян та розміщення на веб-сайті міської ради.

2.2. Основними функціями відділу є:

- забезпечує підготовку рішень і розпоряджень на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, інших нормативних актів з питань, віднесених до компетенції відділу;

- з урахуванням пропозицій депутатів та постійних комісій готує перспективні і поточні плани роботи міської ради, сприяє їх виконанню;

- узагальнює пропозиції міського голови і секретаря міської ради, виконавчих органів, постійних комісій, депутатів міської ради щодо внесення інших питань, крім планових, на розгляд пленарних засідань сесії міської ради;

- забезпечує ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян, що надійшли до міської ради;

- здійснює реєстрацію звернень громадян, що надійшли на адресу міської ради, а також одержаних під час особистого прийому громадян керівництвом міської ради про що інформує заявників;

- забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до міської ради, отримує від структурних підрозділів міської ради підприємств, установ і організацій інформації, що стосуються розгляду звернень, здійснює контроль за своєчасним вирішенням питань, організовує у необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян;

- готує аналітичні та інформаційні матеріали для керівництва міської ради  про стан розгляду звернень громадян та організації особистого прийому у структурних відділах міської ради, та вносить пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;

3. Права відділу

3.1. Правами відділу є:

-  проводити у структурних підрозділах міської ради, відповідно до чинного законодавства, перевірки стану роботи щодо розгляду звернень громадян;

- за дорученням керівництва міської ради представляти інтереси міської ради в установах та організаціях, в інших управлінських структурах з питань, що входять до його компетенції;

- користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів місцевого самоврядування, системами зв’язку і комунікацій та іншими технічними засобами;

- брати участь у засіданнях сесій міської ради, нарадах, інших заходах, що проводяться в міській раді, скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;

- вимагати від керівництва належних умов праці для працівників відділу, підвищення їх кваліфікації;

- залучати працівників виконавчих органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції;

3.2. Відділ в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з органами державної влади органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, об'єднаннями громадян.

4.Структура та організація діяльності відділу

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою, на конкурсній основі чи за іншою процедурою передбаченою законодавством України.

4.2. Начальник Відділу:

- Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і виконання свої функцій;

- вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради, сесіях міської ради питань, що належать до компетенції відділу, бере участь у їх засіданнях;

- вносить пропозиції міському голові щодо застосування заходів дисциплінарних стягнень та заохочень до працівників відділу;

- забезпечує у межах своєї компетенції контроль за станом справ у сфері діяльності відділу, вживає заходів до його поліпшення;

- вносить пропозиції міському голові щодо структури і штату працівників відділу;

- розробляє посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними, визначає функції та ступінь відповідальності працівників відділу;

- планує роботу відділу, вносить пропозиції до планів роботи виконавчого комітету міської ради;

- від імені відділу та в межах завдань покладених на відділ підписує документи, пов’язані з діяльністю відділу;

- представляє відділ у відносинах з виконавчими органами міської ради, місцевими органами виконавчої влади, іншими органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян;

- здійснює інші повноваження, передбачені законодавством та Положенням про відділ;

- забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

- несе дисциплінарну відповідальність за невиконання, несвоєчасне або неналежне виконання функцій, покладених на нього в межах і в порядку, встановленому чинним законодавством.

4.3. У разі тимчасової відсутності начальника відділу виконання його обов’язків покладається на заступника начальника відділу.

4.4. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою згідно із законодавством про службу в органах місцевого самоврядування.

4.5.Посадові інструкції працівників відділу затверджуються міським головою.

4.6 Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету в межах граничної чисельності та фонду оплати праці структурних підрозділів міської ради.

1. 7. Відділ не є юридичною особою.

4.8. Документи, що готуються відділом з питань, що належать до його компетенції, погоджуються заступником міського голови чи міським головою.

4.9. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з апаратом та структурними підрозділами міської ради, територіальними представництвами центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

4.10. Особи, винні у порушенні законодавства про службу в органах місцевого самоврядування, притягуються до цивільної, адміністративної або кримінальної  відповідальності згідно з діючим законодавством України.

4.11.Особи, винні у порушенні трудового законодавства, притягуються до дисциплінарної відповідальності.

Секретар міської ради                                                     М. Кудерський